Văn hóa giao tiếp công sở Nhật – Những điều nên và không nên

Văn hóa công sở Nhật – Rào cản hay cơ hội để phát triển bản thân?

Sống và làm việc tại Nhật là cơ hội tuyệt vời để người Việt nâng cao kỹ năng chuyên môn, nhưng cũng là thử thách khi phải thích nghi với môi trường công sở khắt khe, chuẩn mực. Việc hiểu rõ quy tắc ứng xử và giao tiếp nơi công sở Nhật sẽ giúp bạn tránh những hiểu lầm không đáng có, tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đồng nghiệp và cấp trên người Nhật.

Bài viết này tổng hợp những điều nên và không nên giúp bạn xây dựng mối quan hệ công sở hài hòa và bền vững tại Nhật.

1. Đi đúng giờ – Thể hiện sự tôn trọng

Đúng giờ – là tiêu chuẩn bắt buộc trong môi trường làm việc Nhật Bản. Dù là đến công ty, tham dự họp hay gặp khách hàng, trễ giờ đều bị xem là thiếu chuyên nghiệp.

✅ Nên làm:

• Đến trước ít nhất 5–10 phút

• Gọi điện thông báo ngay nếu bị trễ, kèm lời xin lỗi

❌ Không nên:

• Đến sát giờ rồi vội vã ngồi vào chỗ

• Lý do “kẹt tàu” lặp lại nhiều lần sẽ mất uy tín

  
  

2. Trang phục và ngoại hình – Chỉn chu từ đầu đến chân

Ngoài việc mặc đúng chuẩn công sở, người Nhật đặc biệt chú ý đến sự sạch sẽ, mùi hương và thái độ.

✅ Nên làm:

• Quần áo gọn gàng, sạch sẽ và thơm tho

• Tránh dùng nước hoa nặng mùi

• Giày dép sạch sẽ, tóc gọn gàng

❌ Không nên:

• Quần áo nhàu, có mùi thuốc lá, mùi đồ ăn hoặc mồ hôi

• Mặc đồ quá thời trang, phá cách

• Gãi đầu, nhún vai hoặc biểu cảm quá tự nhiên nơi nghiêm túc

  
  

3. Giao tiếp và kính ngữ – Nền tảng trong công sở Nhật

Khi nói chuyện trong môi trường công ty Nhật, đặc biệt với cấp trên hoặc khách hàng, keigo (敬語) là yếu tố bắt buộc.

✅ Nên làm:

• Học thuộc và sử dụng đúng các mẫu câu cơ bản như:

  • お疲れ様です（chào đồng nghiệp）

  • いつもお世話になっております（chào qua email hoặc điện thoại）

  • 失礼いたします／よろしくお願いいたします（trong thư từ, cuộc họp）

• Giao tiếp lịch sự, khiêm tốn, không chen ngang khi người khác đang nói

❌ Không nên:

• Dùng thể thường với cấp trên

• Ngồi rung chân, khoanh tay hay ngắt lời đối phương

  
  

4. Văn hoá tặng quà – Biết cách tạo mối quan hệ tốt

Tặng quà nhỏ khi đi du lịch (omiyage), vào dịp lễ Tết là điều thường thấy ở công ty Nhật. Điều này thể hiện tấm lòng và sự chu đáo.

✅ Nên làm:

• Chọn quà đơn giản, dễ chia (bánh kẹo, đặc sản vùng miền)

• Gói quà đẹp và chia đều cho nhóm làm việc

• Tặng theo tập thể, tránh thiên vị cá nhân

❌ Không nên:

• Tặng quà riêng cho sếp để lấy lòng

• Mua quà quá đắt tiền, khiến người nhận thấy ngại

  
  

5. Giao tiếp công việc – Luôn nhớ “報・連・相” (Hou-ren-sou)

“Hou-ren-sou” là ba chữ vàng trong giao tiếp nội bộ doanh nghiệp Nhật:

• 報告（Houkoku）: Báo cáo

• 連絡（Renraku）: Liên lạc

• 相談（Soudan）: Thảo luận / hỏi ý kiến

✅ Nên làm:

• Báo cáo kịp thời khi có tiến triển

• Xin chỉ đạo khi gặp khó khăn

• Luôn thông báo trước khi nghỉ phép, muộn giờ

❌ Không nên:

• Làm theo ý mình mà không báo trước

• Trì hoãn báo cáo khi có lỗi xảy ra

  
  

6. Cử chỉ, thái độ – Chi tiết nhỏ, tác động lớn

Cách bạn ngồi, đứng, nói, cúi chào đều được người Nhật quan sát kỹ. Đặc biệt, trong các cuộc họp hoặc giao tiếp hàng ngày:

✅ Nên làm:

• Cúi nhẹ khi chào, tạm biệt, cảm ơn

• Khi giao tiếp hãy nhìn vào mắt đối phương (tránh nhìn chằm chằm)

• Giữ tư thế nghiêm túc, không ngồi vắt chân

• Rót nước mời người lớn trước trong các buổi họp hoặc liên hoan

❌ Không nên:

• Ngắt lời hoặc cười quá lớn, bẻ tay răng rắc

• Nói lí nhí trong miệng

• Biểu hiện mệt mỏi, than phiền quá nhiều trong giờ làm

  
  

Tổng kết: Giao tiếp công sở Nhật – Tinh tế tạo nên chuyên nghiệp

Dù đến từ nền văn hoá khác, nếu bạn tôn trọng các quy tắc ứng xử và giao tiếp nơi công sở Nhật, bạn sẽ nhanh chóng hòa nhập, được đánh giá cao, được yêu mến ở công sở, công việc của bạn sẽ dễ dàng, thuận lợi hơn. Người Nhật luôn đánh giá cao tác phong chỉn chu, thái độ nghiêm túc và tinh thần cầu thị.

🎯 Lời khuyên cuối cùng: Đừng xem những quy tắc này là rào cản. Hãy xem đó là cơ hội để bạn hoàn thiện bản thân và nâng cao năng lực làm việc trong môi trường quốc tế.